Werkwijze

Het organiseren van een schoolreis veronderstelt een punctuele opvolging en een vlotte communicatie.
OMNITRAVEL wil graag uw wensen correct interpreteren zodat er geen misverstanden rijzen.

Per mail of telefonisch kan u ons altijd contacteren. Het is ook mogelijk om, zo u dit wenst, een afspraak te maken. U bent welkom op ons kantoor. Wij komen uiteraard ook graag naar u toe om het reisproject samen met u en/of uw collega’s verder uit te diepen.

STAP 1: AANVRAAG OFFERTE
U kan ons een aanvraag sturen op verschillende manieren.


Dank om bij uw aanvraag uw telefoonnummer en e-mailadres door te geven zodat wij u vlot kunnen contacteren.


STAP 2: OPMAAK OFFERTE

Wat ons eerste voorstel betreft, ervaring leert dat dit zelden volledig aansluit bij uw verwachtingen. Vandaar dat wij graag contact met u houden om ons reisvoorstel bij te schaven of aan te passen aan uw wensen.


STAP 3: BEVESTIGING OFFERTE
Wanneer u akkoord gaat met de offerte, verwachten wij van u uiteraard een schriftelijke bevestiging . Wij maken een contract op in tweevoud waarbij één document ondertekend terug wordt gestuurd.

Daarmee gaan wij dan aan de slag om alles vast te leggen. Wij weten zeer goed dat een groep of klas gedurende het schooljaar nog schommelingen kan vertonen in het leerlingenaantal. Dat vormt geen probleem: wij zullen ons altijd flexibel opstellen binnen onze mogelijkheden.


STAP 4: BETALING
Na uw schriftelijke bevestiging sturen wij een uitgebreid contract naar de school. Wij vragen een voorschot ter bevestiging van uw reis. Het bedrag en de betalingstermijn zijn afhankelijk van de gekozen reisformule.
Het saldo wordt betaald uiterlijk 45 dagen voor de afreis.


STAP 5: OVERHANDIGING REISDOSSIER
Na de volledige betaling van uw reis ontvangt u van ons uw reisdossier. Hierin vindt u het noodnummer, het draaiboek en alle vereiste documenten om een vlotte reis te garanderen. Wij sturen dit digitaal of per post naar u toe.
U bent natuurlijk altijd welkom op ons kantoor om samen met ons het reisdossier door te nemen.


STAP 6 : UITVOERING REIS
Na de reisbevestiging zullen wij u regelmatig contacteren zodat we samen uw reis optimaal kunnen voorbereiden.

Ook tijdens de reis staan wij in contact met u. In het reisdossier zal u ons noodnummer terugvinden waarop wij bereikbaar zijn.


STAP 7: EVALUATIE
Uiteraard zijn wij benieuwd hoe de schoolreis verliep. Daarom zullen wij u na de reis contacteren om uw relaas te horen aan de hand van een evaluatiedocument. Deze evaluaties zijn voor ons uitermate belangrijk.

 

OPBOUW VAN DE REIS

Een schoolreis op maat behelst volgens ons 4 belangrijke onderdelen: